”Djävulen lurar i detaljerna”
112 möten på 135 dagar med fler än 20 000 delegater och på 26 orter i Sverige i fler än 65 olika lokaler. Ordförandeskapet har varit en rejäl utmaning för det svenska mötessekretariatet och dess chef Mårten Grunditz. Nu ser han tillbaka på det gångna halvåret med både lättnad och glädje.
Foto: Gunnar Seijbold/Regeringskansliet
Mårten Grunditz, chef för det svenska mötessekretariatet på Moderna Muséet i Stockholm inför det informella utrikesministermötet den 4-5 september.
- Den stora mängden möten och platser, antalet variabler i varje möte och en stram budget har varit en jobbig ekvation. Men tack vare god planering, pålitliga leverantörer och kompetent egen personal har vi faktiskt hållit hela vägen, säger han.
Mårten Grunditz har deltagit i många EU-möten under sina år som chef för EU-enheten i UD, bland annat under det förra ordförandeskapet. Men han har inte tidigare arbetat med logistiken bakom dem.
- Är man delegat med koncentration på substansen i ett möte är det svårt att uppfatta hur många logistiska detaljer som ett väl fungerande internationellt arbetsmöte rymmer. Och det är i detaljerna djävulen lurar. Vi har därför varit noga med att predika att alla som jobbar ute på ett möte har ett ansvar för både helheten och detaljerna, säger han.
Många möten och stram budget
Det stora antalet möten och placeringen av mötena på orter och vid tidpunkter som sekretariatet oftast inte har kunnat påverka, har varit en stor utmaning. En annan har varit budgetramen, 421 miljoner.
- En del av våra utländska kollegor trodde oss knappt när vi berättade om vår ram. Men genom bland annat centraliserad upphandling, användning av en och samma konferensanläggning för 35 möten, ministermöten lagda kant i kant med varandra ser det ut att klara sig, säger Mårten Grunditz.
”Mötena ska föra EU:s dagordning framåt”
Sekretariatet har fått många positiva kommentarer från journalister och utländska delegater. Mötena har uppfattats som välorganiserade, trevliga och snygga. Media har uppskattat tekniken och öppenheten, bland annat de mixade zonerna på många möten.
Väloljat och punktligt - Finns det ingen risk att vi bekräftat bilden av svenskarna som tråkiga och förutsägbara?
- Det är väl inte meningen att delegaterna ska slå klackarna i taket på mötena? Mötena är en del i en politisk process. De ska föra EU:s dagordning framåt och lyfta in nya aspekter på den. Men i mån av tid har vi serverat glimtar av Sverige som en modern nation, som ett matland och som ett land med fin natur och kultur, säger han.
”Planeringen och riskanalysen gav oss trygghet”
Planeringen av mötesverksamheten påbörjades i januari 2008. Strax innan ordförandeskapet drog igång gjorde sekretariatet också en omfattande riskanalys av saker som kunde gå fel och tog fram förslag till åtgärder.
- Vi har lyckligtvis inte haft någon allvarlig olycka, ingen skadegörelse eller ens personalbortfall till följd av influensan, men det har skänkt oss trygghet att veta att vi haft reservplanering för allt sådant och mycket mer som kunde ha gått snett, säger Mårten Grunditz.
Den långa planeringsperioden och riskanalysen skapade stor tillförsikt från start. Personalen har fått höra av en del delegater att de sett märkligt lugna ut.
- Det beror nog också på att vi predikat just vikten av att åtminstone se lugn och behärskad ut. En arrangör som rusar fram genom korridorerna med stressad blick sprider ju inte direkt förtroende bland kollegor och delegater, säger han.
