Le Conseil des ministres est l'organe décisionnaire suprême de l'Union. Le Conseil de l'Union européenne est composé d'un ministre de chaque pays membre qui a le pouvoir de prendre des décisions au nom de son gouvernement. Le choix du ministre participant dépend du sujet à l'ordre du jour. Le ministre du pays qui a la Présidence dirige les réunions.
Le Parlement européen légifère avec le Conseil de l’Union européenne après propositions de la Commission. L’influence du Parlement varie selon les questions discutées. En général le Parlement est codécideur, ce qui signifie que le Conseil de l’UE doit accepter les propositions de modifications pour pouvoir adopter une nouvelle loi.
Coreper, le Comité des représentants permanents, prépare les réunions du Conseil au niveau des ministres. Toutes les questions doivent passer par Coreper avant de pouvoir être à l’ordre du jour d’une réunion du Conseil de l'union européenne.
Le Coreper se réunit sous deux formations différentes, le Coreper II et le Coreper I, responsables de domaines différents. Dans le Coreper II les pays membres sont représentés par leurs représentants permanents, c'est à dire les ambassadeurs des représentations permanentes à Bruxelles. Le Coreper I est constitué des représentants permanents adjoints ( les ambassadeurs adjoints).
Les dossiers du Parlement sont préparés en commission. Il y a vingt commissions permanentes, qui sont divisées par domaine, par exemple la politique étrangère ou le budget. De plus le Parlement européen peut créer des commissions temporaires pour une période maximale de douze mois avec possibilité de prolongation. L’un des membres de la commission écrit le rapport de la commission sur une question donnée. Celui qui remplit cette fonction s’appelle rapporteur et possède une grande influence sur la formation du rapport.
Le rôle des groupes de travail des Conseils et des comités est de préparer toutes les questions avant qu’elles ne passent devant le Coreper et finalement devant les ministres. Les groupes de travail des comités sont composés de fonctionnaires des pays membres, en général des représentants des pays membres de l’UE à Bruxelles ou des ministères des différents gouvernements.
La Commission européenne propose des nouvelles lois au Parlement européen et au Conseil de l'UE. Elle est constituée d’un représentant par pays membre et prend des décisions collectives. Cela signifie que les commissaires prennent des décisions communes et que chaque commissaire doit répondre de sa décision, même si elles n’appartiennent pas à leur domaine respectif. Les décisions sont en général prise sans scrutin, mais si un commissaire en exige un, alors il y en aura un. Dans ce cas une majorité absolue est exigée pour qu’une proposition soit faite.
Le Conseil européen est aussi appelé la réunion au sommet de l’UE et est composé des chefs d’États et de gouvernement des pays membres. Ils se retrouvent une à deux fois par semestre et décident des grandes lignes politiques du développement de l’UE.
La Présidence de l’UE organise en général un certain nombre de réunions ministérielles informelles dans le pays Président. Aucunes décisions ne sont prises lors de ces réunions. Les réunions sont, à la place, l’occasion pour les ministres de discuter librement des questions actuelles de l’UE. Le but est de pouvoir défaire des nœuds et préparer le chemin pour des décisions sur des questions difficiles à l'ordre du jour du Conseil de l'union européenne, sous des formes informelles. Pendant la Présidence de la Suède, il y aura 11 réunions ministérielles informelles tenues dans sept villes de Suède.
La coopération de l’UE sous entend un savant dosage entre les différentes parties à différents niveaux. Pour connaître l'état d'un certain sujet et pour donner la possibilité à tous les partenaires de faire de nouvelles propositions, des conférences et des réunions en tous genres sont organisées. Lors de ces conférences aucune décision n’est prise, mais elles ont le rôle important de préparer la route pour la voie formelle du procédé de prise de décisions de l'UE.
L’UE a un dialogue régulier avec de nombreux pays et groupes de pays extérieurs à l’UE. Ces rencontres avec les pays extérieurs à l’UE s’appellent rencontres avec des pays tiers. La Présidence planifie, organise et dirige ces rencontres. Pendant la Présidence suédoises environ 280 rencontres seront tenues en partie en Suède, en partie en Belgique et à New York et dans d’autres pays extérieurs à l’UE.
