112 réunions en 135 jours comptant plus de 20 000 participants, dans 26 villes de Suède et dans plus de 65 locaux différents. Le Secrétariat suédois en charge de l’organisation des réunions, avec à sa tête Mårten Grunditz, a relevé un enjeu de taille pendant la Présidence. Il peut aujourd’hui faire le bilan des six derniers mois, à la fois soulagé et satisfait.

Photo: Gunnar Seijbold/Regeringskansliet

Mårten Grunditz, Directeur du Secrétariat chargé de l’organisation des réunions en Suède, au Musée d’Art moderne de Stockholm, peu avant le Conseil informel des Ministres des affaires étrangères qui a eu lieu les 4 et 5 septembre.

• Télécharger haute résolution (346 KB)
• Utilisation des droits de cette photo

« Un nombre considérable de réunions et de lieux de réunions, de multiples variables à chaque réunion et un budget serré : l’équation était difficile à résoudre. Mais grâce à une bonne planification, des fournisseurs de confiance et un Secrétariat compétent, nous avons réussi à mener à bien notre mission », explique-t-il.

Mårten Grunditz a participé à de nombreuses réunions européennes lorsqu’il était Directeur de la Direction européenne du Ministère des Affaires étrangères, notamment lors de la présidence précédente. Mais jamais auparavant il ne s’était occupé de la logistique des réunions.

« En tant que délégué, concentré avant tout sur le contenu d’une réunion, il est difficile de se rendre compte de l’infinie de détails logistiques nécessaires au bon fonctionnement d’une réunion internationale. Et ce sont ces petits détails qui sont importants. C’est pourquoi nous avons mis un point d’honneur à insister sur le fait que l'ensemble de notre personnel présent sur les lieux de réunion devait se sentir responsable de la réussite de la réunion aussi bien dans son ensemble que dans les détails », ajoute-t-il.

Un nombre considérable de réunions et un budget serré

Le nombre considérable de réunions, leur localisation en Suède et les dates auxquelles elles étaient fixées, éléments que le Secrétariat n'a, le plus souvent, pas pu choisir, ont constitué d’emblée un enjeu de taille. Le budget, de 421 millions de couronnes suédoises, constituait à lui seul un autre défi.

« Bon nombre de nos collègues étrangers ont eu du mal à nous croire, lorsque nous avons annoncé l’ampleur de notre budget. Mais grâce notamment à une centralisation des passations de marchés, à la réutilisation d’une seule et même structure de conférence pour l’ensemble des 35 réunions et grâce au fait que les réunions étaient organisées les unes à la suite des autres, ca a pu être possible », explique Mårten Grunditz.

« Les réunions ont pour objectif de faire progresser l’ordre du jour de l’Union européenne »

Le Secrétariat a donné lieu à de nombreuses réactions positives de la part de journalistes et de délégués étrangers. Les réunions ont été perçues comme bien organisées et agréables. Les médias ont apprécié le niveau de technologies mis à disposition, ainsi que l’ouverture des réunions, notamment les zones mixtes présentes sur plusieurs réunions.

Des réunions bien programmées et ponctuelles : y aura-t-il un risque que nous ayons confirmé le cliché disant que les Suédois sont ennuyeux et prévisibles ?

« C’est-à-dire que les réunions ne sont pas non plus un endroit où les délégués sont censés s’amuser. Les réunions font partie intégrante du processus politique. Elles ont pour objectif de faire progresser l’ordre du jour de l’Union européenne et de mettre en avant certains de ses nouveaux aspects. Mais nous avons, dans la mesure du possible, essayé de montrer que la Suède est une nation moderne, un pays de la gastronomie et qui dispose d’une nature et d’une culture dignes d’intérêt », poursuit-il.

« La planification et l’analyse de risques nous a apporté une sécurité supplémentaire »

La planification des réunions a commencé en janvier 2008. Peu de temps avant le début de la Présidence, le Secrétariat a par ailleurs réalisé une analyse complète des risques pouvant survenir et a soumis des propositions de mesures à mettre en place.

« Heureusement nous n’avons pas eu d’accident grave, de vandalisme, ni même d’absences causées par la grippe. Mais cela nous a apporté une sécurité supplémentaire de savoir que nous avions prévu un plan B au cas où quelque chose allait de travers », ajoute Mårten Grunditz.

 La longue période de planification et l’analyse de risques nous a apporté une bonne dose de confiance, et ce dès le début. Plusieurs délégués ont fait la remarque que nos collaborateurs avaient l’air étonnamment calmes.

« C’est sans doute grâce au fait que nous avons insisté sur l’importance d’avoir l’air calme et d’avoir tout sous contrôle, quelle que soit la situation. Un organisateur qui dévale le couloir l'air paniqué n'inspire pas vraiment confiance à ses collaborateurs et aux délégués », conclut Mårten Grunditz.